ywb 2022-12-27 13:04
企业内控体系下，如何做好企业合同管理
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优财CMA 2022-12-26 18:08 发表于北京
在企业内部管控中，合同管理的重要性不可言喻。企业必须要重视对企业内部控制管理，尤其是合同管理，要依据企业经营发展的实际需求，对企业合同实施全面、动态、全过程的管理，降低因合同风险对企业造成的不良影响。
在企业内部管理控制体系中，合同管理是极为重要的组成部分，在企业的运营发展中占据着举足轻重的地位。
因此，企业在内部管控中，需要重视合同管理工作的有效、规范开展，全面的掌握企业合同管理中所隐藏的合同管理风险，并依据风险问题实际，采取针对性的合同管理优化措施，以降低企业合同管理的风险性，促进企业经济利益的最大化实现，保障企业的持续、稳定发展。基于此，文章针对企业内部控制体系下如何做好企业合同管理工作展开详细探究，以期为企业合同管理提供有价值的借鉴。
01
企业合同管理的目标与流程分析
当前我国经济市场发展正步入一个全新的发展阶段，这给我国企业的经营发展既带来了发展机遇，也给企业带来了巨大的经营发展挑战，这就需要企业重视自身内部经营管控，提高自身的管理水平，提升企业竞争力，为企业立足经济市场持续发展提供保障基础。
而企业合同管理是企业内部管控中重要的组成部分，在企业的经营运行中，合同贯穿整个经营活动的始末，通过合同的法律约束，促使企业经济行为更加规范，还能够预防经济纠纷，是促进企业经营活动有序开展的保障基础，因此，需要企业重视合同风险内控管理工作的有效开展，提高企业的内部控制水平，增强企业经济行为的稳定性，减少合同管理不当带来的风险，使企业管理科学化、规范化。
（一）主要目标
其一，运营目标。在企业的运营管理过程中，通过采取签订合同的形式，为企业业务的开展以及企业整体发展经营目标的顺利实现提供保障基础。其中，在合同内容的拟定上，必须要与企业经营业务要求相符，合同中约定的各项事项必须要建立在不违反技术要求、时间规定的基础上，从而保障所拟定合同内容的科学性、合理性、可靠性。合同的签订具备了法律效应，有着较高的执行力度，是促进企业运营经营目标实现的有效利器。
其二，财务目标。通过签订合同的形式，以合同约定条款作为保障，可以在预算范围内实现对企业经营成本的合理化控制，为企业的资金合理、安全应用提供了保障基础，起到了降低财务运营风险的目的。
其三，合规目标。企业在进行合同的制定和签订过程中，需严格遵循国家相关法律法规以及企业的规章制度，标准、规范地进行合同的制定和签订，严格依照合同签订的相关审批流程开展合同的审批工作，以确保合同签订的合规性，实现合同法律效益的有效发挥。
（二）主要流程
主要从两个方面开展合同管理流程的开展。
其一，合同签订流程。在企业合同的签订流程管理工作中涉及多个管理环节，主要包含：合同拟定前的谈判准备环节，该环节主要是企业与合作方需要围绕合作项目展开有效的洽谈，确定双方合作的利益关系，洽谈好项目合作期间所涉及利益、责任等相关的细节问题，并给予明确的执行方案。
合同文本拟定环节，在该环节中，需要对先前双方洽谈好的内容细节，以文字表达的形式一一对应地书写在合同中，确保合同文本制定的全面性、规定内容的细致性，合同内容规范的合理、合法性。
合同的最终审核，合同文本内容拟定完成后，待企业与合作方双方确认无误后，对合同内容进行最终的审核环节，确保所拟定合同合规、合规、合理，完全符合法律法规保护规定，保障合同具备有效的法律效力。
此外，在合同签订环节中，需要由专门的责任部门对该环节实时跟踪，做好有效控制，由合同经办部门对签订合同的各环节步骤开展进行全面负责，由相关审核部门全权负责对合同财务技术要求、法律风险控制、相关主体资格等方面内容进行审查、审核，把好合同审核关。
其二，合同履行流程。合作双方完成合同签订的流程环节后就到了合同的履行流程。该流程环节主要是需要企业相关负责部门对合同工的执行情况进行实时跟踪和全面了解，确保合同的执行情况与合同的约定时间相符，保障所签订的合同处于正常履行状态，直至合同项目履行完成为止。
02
合同管理中存在的主要风险
（一）合同条款约定不明晰
在进行企业合同的签订中，部分企业常出现拟定的合同条款存在约定不明晰的情况，主要包含：付款方式不明晰，产品质量具体型号、质量要求不明晰等合同内容，从而促使企业合同在履行过程中常常因为约定不明晰的原因而造成的法律纠纷事件频发。如，合同中没有进行开具发票的约定，造成生产方可能不能对付费方提供增值税发票。
通常情况下，在企业合同约定中未清晰标明向付费方开具发票主要有以下几点因素：
其一，付费方在合同外口头向卖家承诺不需要发票，在商品价格上给予一定的优惠；
其二，部分业务人员素质低下，通过和采购方串通不开取发票的不入账方式，进行私自赚取差额；
其三，部分企业所经营的项目和出售的商品内容不符合经营范围，不能进行发票的规范化开具。
由于在企业合同中对于开具发票规定内容的不明晰，在后期合作中，造成企业增值税进项税抵扣无法实现，在一定程度上增加了企业采购成本，从而引发后期双方的合同纠纷。
如果在企业合同价款项目中，明确约定并明晰地标明含税价或者不含税价内容，在合同合作的后续执行中，合同企业双方就可以完全避免因由哪一方负责承担税费而产生的合同纠纷，实现企业与企业之间的良好合作关系的形成，促进企业的良好发展。
（二）合同跟踪监督不到位
合同签订完成后，企业必须做好合同执行情况的持续追踪和监督，针对在合同执行监控过程中发现的异常情况，如对方没有按时交货，所交付货品的型号、质量不合规，货品运输中受损等违约行为或者存在合同违约的可能性情况，需要及时汇报给相关部门负责人，然后由相关负责人严格依照合同约定，及时采取针对性措施并加以纠正。
如果企业在进行合同执过程中，未认真履行合同的跟踪、监督责任，那么一旦出现合同风险，将会导致合同履行受到限制，不利于企业双方合作的良好开展，甚至引发法律纠纷。
（三）合同归档部门不明
针对企业所签订的合同，应该由企业设置专门的部门和合同管理人员进行归档管理。然而，部分企业的合同管理中并没有设置专门的合同归档管理部门，对签订完成的合同未进行登记、归档，且没有限制合同等级，任何一个企业员工都可以接触到企业合同，很容易发生企业合同商业机密泄漏问题，增大了企业合同风险，不利于企业的经营发展。
此外，企业如果没有做好对合同资料的及时登记和有效管理，尤其是针对签订合同数量多的企业而言，会很容易出现合同被遗漏或者丢失等情况。而合同作为解决法律诉讼的重要证据，合同的丢失或遗漏会对企业造成直接性的经济损失。
03
做好合同管理的策略
（一）明确合同条款约定，做好合同的审批管理
企业之间在进行合同的拟定与签订过程中，必须要做好对合同的管理和控制，主要从以下几方面进行。
（1）保障合同主要条款齐备、内容合法可行
在合同的拟定中，必须要对合同权利、合同义务、违约责任以及争议解决条款进行明确，并确保合同主要条款齐备、内容合法可行、合同条款符合企业经济利益。
（2）以书面形式明确双方的权利和义务
在进行合同的签订时，需对合同双方的权利和义务进行明确，以清晰的文字表达形式，对企业双方的相关责任进行明确，杜绝口头约定、合同以外私下交涉等违反合同法的不良合同签订行为，从根源上杜绝企业合同在履行过程中因合同约定不明晰因素而造成的法律纠纷事件产生。
（3）重视对合同的审批管理工作
企业在进行合同的签订中，需要对合同中的条款内容、合同双方当事人的合同履约能力、所签订合同的企业经营状况等内容进行全面、严格的审查、审核，做好认真细致的分析和研究，分类、分级别设计相应的审批流程，尤其是法律、财务等专业审核环节应尽可能做到百分之百全覆盖；谨慎对待的同时，还需合同管理部门做好准确的记录，如果合同中出现不合理的合同内容，需要及时与合同签订方进行交涉，并就相应的合同条款作出修改，确保合同内容的合法性和可行性，合同归口管理部门在完成合同审批手续的校验并确认无误后，才可以进行合同的进一步签订工作。
（二）企业需要做好合同的履行管理和跟踪监督
（1）企业做好对合同的跟踪监督管理工作
在合同签订执行阶段中，需要合同相关管理人员重视对合同执行情况的实时跟踪与监督工作，在跟踪监管过程中，如果发现合同执行过程中，偏离了合同约定的执行规定，出现不按照合同规定开展交易、合同执行期间的违约或者疑似违约行为，就需要合同监管人员及时向企业相关部门负责人进行汇报，由企业负责人及时采取对应的措施，促使合同继续依据原规定计划实施，从而将违约对于企业造成的负面影响降到最低。
（2）企业做好对合同的变更管理工作
企业双方在签约制定好合同约定后，在进行合同内容的履行和实施中，可能因为一些不可预测因素造成原合同计划不能正常实施，此时需要合同经办人及时提出有效的解决方案，企业双方再次进行合同的重新约定，补充签订变更合同，然后，在合同的后续执行中，可以严格依照新合同内容进行合同的执行。
针对因为特殊无法改变情况下发生的合同变更或者合同解除，需要合同承办部门及时对合同具体实施情况进行风险评估，并向相关主管部门进行申报，经批准后，方可进行合同的变更或者解除。针对经过国家公证机关公证的合同，在对合同进行解除或合同内容变更时，需要重新由公证机关进行公证，才能完成对合同的解除和变更，并具有法律保护效力。
（3）企业做好对合同纠纷处理工作
合同在执行实施过程中，如果产生了合同纠纷，首先，需要合同管理部门相关负责人员先进行纠纷的处理干预，如果合同纠纷不能得到解决，那就需要企业聘请法律顾问，采取协商、调解、仲裁以及诉讼等方式，进行合同纠纷的有效处理。
其次，企业做好对合同结算管理工作。
通常情况下，合同的结算环节是合同执行的最终环节，需要由合同承办部门严格依照企业财务结算流程进行各类手续的办理工作。在合同的结算环节中，需要财务部门在支付相应的合同价款时，重视对合同条款内容的审查工作，严格依照合同条款规定，进行合同结算手续的规范化办理。
（三）设置合同管理专项部门，建立完善合同管理制度和管理流程
（1）设置合同管理专项部门
企业需要设置负责合同管理的专门部门和专业合同管理人员来开展合同的归档管理工作，使企业员工完成合同签订后，及时向企业设立的合同管理专属部门进行合同的登记、报备与归档工作。
（2）建立完善的合同管理制度和管理流程
企业需要建立完善的合同管理制度和完善的合同管理流程，促使企业合同管理部门以及相关管理人员严格依据合同管理制度以及合同管理流程进行企业签订合同的有效管理。
并在合同管理中，定期开展合同统计和分类工作，做好对合同的分类管理，实现对企业所签订合同的全过程管理，确保备案台账能够实现对合同签订、合同履行以及合同变更情况的详细记录，在各个环节设置相应的责任人，并要求从合同的谈判、签订到履行封闭各个环节的过程资料（包含书面、短信、邮件等）随合同文本一同归档保管，保证管理目标能够有效落实，以此保障合同管理的全面性、完整性，精准性。
（3）做好合同保管的保密工作
为有效降低机密合同被泄露漏或者普通合同丢失等情况的发生，在合同管理过程中，需要做好合同管理的保密工作，依据所签订合同机密性登记划分，在合同登记归档中时，需要设置合理的查看权限，并设置相应的借阅查看流程；针对企业中一些高密级的合同文件，应缩小查看范围，禁止任何员工超权限查看或借阅相关资料，从而降低合同泄密概率。
04
本文结语
总而言之，在企业内部管控中，合同管理的重要性不可言喻。作为企业所有经济活动的载体，其贯穿于企业经济的全过程。
在当前的企业发展中，合同的签订数量日益增多，且合同的复杂程度也日益增加，因此，企业必须要重视对企业内部控制管理，尤其是合同管理，要依据企业经营发展的实际需求，对企业合同实施全面、动态、全过程的管理，降低因合同风险对企业造成的不良影响，切实保障企业的合法权益，促进企业的健康发展。
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来源：管理会计知识汇 作者：张静 ，管理学家 2022年1期